社内FAQの試作では、回答画面を作る前に、どの資料を根拠とし、誰がどこまで見られるかを整理します。古い資料や閲覧権限が異なる情報を混ぜると、便利さよりも誤回答や情報管理の課題が増える場合があります。
正しい資料と更新責任を決める
同じ質問に対して資料の答えが食い違う場合、AIに最終判断を任せるのではなく、基準となる情報を社内で決めます。
| 項目 | 確認・実施する内容 |
|---|---|
| 基準資料 | 現在の規程、手順、正式なサービス説明など、回答の根拠。 |
| 対象範囲 | どの部門・業務・質問までを扱うか。 |
| 更新情報 | 資料の版、確認日、変更時の担当。 |
| 公開権限 | 誰が利用でき、どの資料を参照できるか。 |
PDFやファイルの数を増やすことが目的ではありません。資料の品質と責任者を整理し、必要な範囲から試作します。
FAQの資料量や更新方法に合う方式を選ぶには、RAGとプロンプトの工夫をどう選ぶか｜社内情報を使うAIの設計をご覧ください。
答える・確認する・答えないの条件を分ける
正しい情報が見つからないときの振る舞いも仕様です。回答の自然さだけでなく、根拠と確認先を示せるかを見ます。
| 項目 | 確認・実施する内容 |
|---|---|
| 答える | 対象範囲の根拠があり、条件を含めて案内できる。 |
| 確認へ回す | 例外や資料間の矛盾があり、担当者の判断が必要。 |
| 答えない | 根拠がない、対象外、権限がない等の条件。 |
| 根拠を示す | 参照資料と該当箇所、必要な更新情報を確認できる。 |
機密情報を入力できるかは、ツールの契約や設定、社内方針を別に確認します。回答の仕組みがあることだけで、権限管理が済んだとは扱いません。
確認する手順や条件は、企業のAI利用で先に決めたい入力情報と確認ルールも参考になります。
よくある質問と難しい質問の両方で試す
答えやすい質問だけで確認すると、実務での例外を見落としやすくなります。利用者の表現の違いや、不明な質問も試します。
| 項目 | 確認・実施する内容 |
|---|---|
| 基本質問 | 明確な答えが一つの資料にある質問。 |
| 条件付き質問 | 部署や申請条件などで答えが分かれる質問。 |
| 未掲載質問 | 資料に答えがなく、推測せず確認へ戻すべき質問。 |
| 権限の質問 | 利用者によって参照できる範囲が異なる質問。 |
質問、使用資料、回答、根拠、確認結果を残します。検索・回答表示の試作と、実際の生成AIモデルを接続した性能確認は区別して報告します。
自社のサイト・業務への当てはめに迷ったら、AI導入・業務活用を相談するからご相談いただけます。
よくある質問
依頼や社内での実施を検討するときに確認したい点です。
| 項目 | 確認・実施する内容 |
|---|---|
| 社内資料を全部読み込ませればよいですか？ | 最初に対象、資料の正確さ、版、権限を整理します。用途の異なる資料を一括で扱う前に、限定した範囲で確認します。 |
| 回答に根拠があれば正しいですか？ | 参照した箇所が質問と合い、解釈や条件が正しいかも確認します。出典が付くだけで十分とは限りません。 |
個別の条件は、対象業務と資料を確認してから判断します。
相談前に整理すること
対象業務の基準資料と、答えられない質問の扱いを先に決めてください。試作結果は回答本文だけでなく、根拠と確認事項で評価しましょう。
| 項目 | 確認・実施する内容 |
|---|---|
| 対象 | 対象サイトや業務と、困っていることを共有する。 |
| 材料 | 利用できる資料と、公開・入力できる範囲を整理する。 |
| 分担 | 社内で担当できる作業と、依頼したい作業を分ける。 |
CommunityCreateでは、必要な調査・制作・実装・運用の範囲を整理してご提案します。
